POURQUOI ET COMMENT ORGANISER UNE JOURNÉE PORTES OUVERTES AU DOJO ?
CECI EST UN ARTICLE COLLABORATIF !
Ce que les organisateurs du Judo Club d'Ailly-sur-Noye en disent
Est-ce qu'une journée portes ouvertes s'organise uniquement pour attirer de nouveaux pratiquants ? Pas forcément !
Les organisateurs du club d'Ailly-sur-Noye (Hauts-de-France) nous expliquent les multiples intérêts de ce type d'évènements. Ils attirent également l'attention sur les points d'organisation à considérer pour que ce soit une réussite : et vu le résultat, on peut leur faire confiance et profiter de leurs précieux conseils.
À vos claviers
Beaucoup de clubs sont des habitués de ce type d'évènements... et beaucoup d'autres y pensent ou hésitent à se lancer. Je propose aux premiers de commenter cet article pour apporter leur expérience aux seconds, qui pourront avoir un quasi "mode d'emploi" pour organiser leur 1er évènement ! D'ailleurs, pensez à télécharger la "check-liste organisation" qui permet de ne rien oublier et de mieux s'organiser !
5 AVANTAGES À ORGANISER UNE JOURNÉE PORTES OUVERTES DANS VOTRE DOJO
1- DYNAMISER VOTRE CLUB EN INTERNE
C'est David qui s'exprime et en tant que président, il y attache forcément de l'importance :
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"Un tel évènement montre la dynamique des impliqués du bureau. C’est un travail qui a été fait en amont et qui marche sur le volontariat."
Effectivement, se mobiliser autour d’un projet, échanger, avoir des idées, se répartir les tâches… Au-delà de viser une journée réussie, c’est aussi :
👉🏽 ce qui crée des liens et des affinités,
👉🏽 ce qui permet de mieux repérer les compétences de chacun et d'être plus efficace
👉🏽 ce qui permet de valoriser et réellement intégrer les bénévoles, en considérant leurs idées et leurs envies.
Et ça, ça se ressent toute l’année ensuite : toute organisation, même ponctuelle, est plus fluide car les bénévoles se connaissent et ont l'habitude de travailler ensemble. C'est donc un vrai plus pour tout le club, toute l'année.
2- ATTIRER DE NOUVEAUX ADHÉRENTS
👉🏽 S'amuser avec ses enfants ou amis
Angélique l'explique très bien :
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"Tout le monde peut monter sur le tatami, judogi ou pas, ils peuvent venir s’amuser avec leurs enfants, découvrir ce que les enfants font tout au long de l’année et prendre du plaisir avec eux. IIs passent un bon moment et découvrent que, finalement, le judo, c’est du plaisir...
Le judo peut "faire peur" de l'extérieur : on voit des judokas combattre et on n'a aucune envie de ce type d'affrontements et pire, de chutes ! Alors jouer sur le tatami et réaliser qu'on vient de passer une super séance, ça dédramatise ! On réalise que c'est accessible.
👉🏽 Donner un coup de main et sympathiser
Ce type d'évènement peut aussi attirer de nouveaux bénévoles qui viennent donner un coup de main puisque c'est juste pour cette fois-là... Et qui, après avoir passé un agréable moment, sont prêts à aider de nouveau durant l'année. À Ailly-sur-Noye, c'est comme ça que Delph et Flo sont devenus, de fil en aiguille, 2 piliers du club aujourd'hui élus au bureau ! Heureusement qu'il y a eu, à l'époque, une journée portes ouvertes pour les rencontrer 😉
👉🏽 Aimer d'autres activités pour commencer
Enfin, Flo ajoute :
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"Faire d'autres activités comme le crossfit, ça permet de plaire à tout le monde. C'est aussi un moyen d'entrer dans le judo différemment, d'une façon un peu plus douce..."
Finalement, grâce à ce type d'évènements, entre autres, le club est passé de 4 ou 5 adultes à 25 aujourd'hui. Une vraie réussite !
3- VALORISER VOS PETITS JUDOKAS (tout comme vos plus grands !)
Laissons Denis, professeur du Judo Club d'Ailly-sur-Noye, nous expliquer comment il voit les choses :
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"Pour les enfants du club, cette journée est leur fête. C’est aussi le moyen de montrer leurs capacités aux parents, encore plus en ce moment, puisque du fait du COVID, les parents restent dehors et ne voient donc pas la pratique ni la progression de leurs enfants. C'est tout aussi important pour les enfants que pour les parents qui apprécient vraiment ce moment. J'ai aussi choisi de faire la remise de ceinture à cette occasion. C’est la récompense de toute une année au sein du club.
Il faut voir que l'on est tous là ensemble, des petits jusqu’aux adultes, donc ça permet aux enfants de découvrir ce qu’il se passe avec les moyens, avec les plus grands... Ils voient comment ils vont devenir par la suite de leur pratique en judo."
Il faut ajouter que, lorsque c'est un rendez-vous chaque année, tous les judokas l'attendent et mieux que ça, le préparent. C'est une source de motivation. J'ai d'ailleurs été émue de voir deux jeunes adolescents présenter la 1ère série du Nage no Kata.
Donc finalement, ce type de journée valorise les judokas grâce à :
👉🏽 la remise des ceintures
👉🏽 la mise en valeur des participants aux compétitions
👉🏽 les démonstrations
👉🏽 la possibilité de voir des judokas plus gradés et de s'imaginer plus tard
👉🏽 travailler et être motivé toute l'année pour ce rendez-vous
4- DÉVELOPPER LA VISIBILITÉ DE VOTRE CLUB
Si vous avez un Monsieur ou une Madame "Relations publiques", vous allez pouvoir accroître encore l'impact de l'évènement. Communiquer auprès des partenaires institutionnels comme la ville, le département ou la région, mais aussi auprès de potentiels sponsors, c'est montrer que votre club est dynamique, a des initiatives, fédère plein de gens. Vous créez de l’animation sur le territoire : c’est exactement ce dont les financeurs sont friands.
Avoir de bonnes relations avec ces partenaires sur le long terme :
👉🏽 c'est obtenir plus facilement des subventions ou donations
👉🏽 c'est aussi pouvoir avoir de l'aide sur la communication, le prêt de lieux, d'équipements, de matériel...
👉🏽 et c'est enfin des rencontres enrichissantes qui peuvent se faire.
C'est ce que Richard, vice-trésorier explique.
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"Etant pompier et élu pour la ville, c'est naturellement que je m'occupe de tout ce qui touche aux relations avec les institutions et aux médias. Par exemple, j'ai pu obtenir des annonces gratuites dans plusieurs journaux et sur certains sites internet d'institutions de la région."
Ce qui est précieux, c'est ce travail de long terme et de qualité dans les échanges et les relations avec ces partenaires.
5- FAIRE RÊVER... ET CRÉER DES VOCATIONS !
Si vous avez l'opportunité de pouvoir inviter un champion de judo, alors vous rendrez votre évènement unique ! Comme le dit Nicolas, vice-président du club d'Ailly-sur-Noye,
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"Faire venir un grand champion pour nous, ça permet de faire rêver un peu les petits, de leur dire « hé regardez les amis, le grand champion est là et pourtant il n’est pas si loin que ça, ça peut être vous demain, ou après-demain !" Et quand je vois les yeux des enfants et des parents, je me dis qu’on a bien fait !"
Et on a souvent entendu de grands judokas raconter combien ils avaient été marqués, petits, par telle ou telle rencontre de champion... Alors qui sait si, parmi vos petits judokas à vous, il n'y en a pas qui se préparent à choisir le chemin du judo pour leur vie ?
6- CE N'EST PAS FINI !
Il y a sûrement encore beaucoup d'autres avantages. Je vous laisse les mentionner en commentaires. Cela pourra enrichir cet article et donner davantage encore envie aux clubs qui hésitent à se lancer ! À vos claviers 😉
5 POINTS D'ATTENTION POUR UNE ORGANISATION RÉUSSIE !
1- MONTER LE BUDGET
👉🏽 Prévoir le budget bien en amont et garantir l'équilibre
Comme l'explique très bien Gilles, trésorier du Judo Club d'Ailly-sur-Noye, le budget se prévoit bien en amont, idéalement en début de saison. Lorsque ce genre de journée devient récurrente, chaque année, l'anticipation est plus simple. Dans cette période post-COVID, les ressources ont été plus généreuses. Il y a eu des aides pour les associations et parallèlement, la reprise d'évènements a été favorisée, tout le monde avait hâte ! L'important, bien sûr, est de pouvoir s'assurer que les dépenses sont équilibrées par les recettes.
👉🏽 Penser aux apports en matériel, aux dons...
Cependant, il n'y a pas que les recettes qui tombent sur le compte en banque à regarder. Un tel évènement peut être soutenu par des dons matériels, des prêts d'équipements, etc.
👉🏽 Faire du budget un vrai travail d'équipe !
Attention, si le trésorier a la responsabilité de coordonner, avoir une vue d'ensemble et garantir l'équilibre, pour autant il ne peut pas travailler seul. Au contraire, la clé pour réussir, c'est que tout le monde participe et active son réseau, car c'est uniquement comme ça que l'on peut trouver bien des ressources !
2- PRÉVOIR DES ANIMATIONS
Avoir le temps de toute une journée, ça peut être l'occasion de proposer des activités autour du judo, un peu différentes. Crossfit, combats de sumo, parcours de motricité...
👉🏽 L'idée est de pouvoir attirer un public plus large que celui qui est directement intéressé par le judo. Cela permet qu'il y en ait pour tous les goûts, et que le tatami ne soit pas trop loin, dans une ambiance conviviale.
👉🏽 Si vous n’avez pas d’idées au départ, parlez-en autour de vous, tout simplement. Vous allez voir que les contacts et les propositions vont probablement se faire assez vite !
3- CHOISIR LES TRANCHES D'ÂGES
Delphine, vice-secrétaire du club d'Ailly-sur-Noye, explique que toutes les tranches d'âges sont accueillies sur cette journée.
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"Dès 4 ans jusqu'aux cadets, puis adultes : tout le monde est bienvenu. Parfois, certaines familles arrivent avec des plus petits encore. On les accueille et ils montent sur le tatami quand même."
Cependant, c’est un choix à faire par le club que de savoir à quelles tranches d’âges va s’adresser l'évènement, et sous quelle forme. Cela a des implications donc ça mérite réflexion. Par exemple :
👉🏽 que faites-vous des enfants de moins de 4 ans ? Est-ce que vous les invitez sur le tatami même s’ils ne peuvent pas s’inscrire tout de suite ? Ou est-ce que vous leur prévoyez des jeux à côté même si cela mobilise, de fait, les parents ou des encadrants ?
👉🏽 que faites-vous des adultes non sportifs ? Est-ce qu'une belle place dans le public est parfaite pour eux ?
👉🏽 que faites-vous des grands-parents ? Peuvent-ils être associés à travers une activité qui serait adaptée pour eux ?
Ce sont des questions importantes dont les réponses vont dépendre des choix faits pour le club. Pour cela, la check-liste organisation à télécharger vous aidera !
4- ORGANISER LA COMMUNICATION
Là encore, il s’agit de faire des choix par rapport à ses objectifs ET ses capacités. Par exemple :
👉🏽 Souhaitez-vous réserver l'évènement à vos adhérents uniquement ?
👉🏽 Souhaitez-vous inviter les autres clubs autour de vous parce que cela favorise la bonne entente et les relations ?
👉🏽 Souhaitez-vous communiquer au niveau départemental même si certains ne feront jamais le trajet toutes les semaines par la suite ?
Par ailleurs, il est important de penser aux 3 phases de communication... Il n'y a pas que les invitations en amont ! Il faut également prévoir une communication pendant et après l’évènement !
👉🏽 Qui prend des photos et vidéos ?
👉🏽 Est-ce que les images prises par les adhérents sont regroupées quelque part ?
👉🏽 Comment est-ce partagé et à qui ?
Selon l’objectif de votre journée portes ouvertes, la communication peut être un élément essentiel ! Encore une fois, vous trouverez de l'aide dans la check-liste organisation à télécharger en cliquant ici.
5- COMMENT INVITER UN GRAND CHAMPION ?
Voilà quelques clés à ne pas manquer pour mettre toutes les chances de votre côté :
👉🏽 S'y prendre bien à l'avance car les agendas des champions sont souvent chargés !
👉🏽 Le prendre en compte dans le budget dès le départ
👉🏽 Regarder s'il n'y a pas des champions qui viennent de la région, ils sont souvent contents de revenir "dans leur coin"
👉🏽 Demander à des clubs qui ont déjà fait ce genre d'invitations les contacts...
6- CE N'EST TOUJOURS PAS FINI !
Là encore, il y a sûrement beaucoup de précieux conseils qui pourraient être ajoutés : indiquez-les en commentaires ! Ce sera extrêmement utile pour les clubs qui souhaitent organiser une journée portes-ouvertes.
En conclusion :
👉🏽 N'hésitez pas à regarder la vidéo juste ci-dessous pour avoir de belles images sur toutes ces recommandations
👉🏽 Téléchargez la check-liste organisation d'évènements judo en cliquant ici pour "l'avoir sous le coude" lors de la prochaine saison et vérifier que vous êtes sur la bonne voie vers le succès de votre journée !
Sur ce, à bientôt les judokas 😁
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